營銷事務管理制度

營銷事務管理制度

一、銷售事務處理制度(A)□

交貨、檢查、配送

(一)對于已接受訂單的工程,工務科要做好相關的生產日報,使工程的進行程序得以明確,并要找適當的機會,通知給發(fā)出訂單的客戶知道。

(二)當生產接近完成時,應與工務科協議,選擇指定交貨日前的適當時日,通知交貨對象。如交貨有遲延的顧慮時,也應事先通知對方,求得其諒解。

(三)在進行產品的檢查時,應將結果做成測試成績表等等的有關資料。

(四)產品的發(fā)送是依據出貨傳票來進行的,另外,每次發(fā)送貨品時,應將其要項記入發(fā)送登記簿中。

□銷售額的計算及收款

(一)在繳交產品時,應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售賬中。

(二)如已經從客戶處先收取訂金或預付金時,應將此內容也記入銷售賬中。

(三)財會部門于每月的25日,依據銷售賬的資料算出每位客戶的未付款項明細表(包括前月余額、本月銷售額、應收賬款),送交營業(yè)經理。

(四)營業(yè)經理得命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金,經過調整后,再決定營業(yè)部的收款預定額,然后呈報常務董事簽核。

(五)常務董事應先查閱營業(yè)部所呈的收款預定表,如有必要征求經管經理的意見,則由營業(yè)經理作說明后,裁定收款的預定計劃。

(六)收款業(yè)務原則上是由營業(yè)部門負責,但有時也可委托經管(財會)部門的人員去進行。

(七)有關款項的催收是由銷售科負責督促,銷售科必須把相關資料記入收款預定表中,通知給各有關人員。

(八)財務科應將每月收款收據副本制作成表,在各冊、各頁上打上編號。并要求有關人員于每日業(yè)務終了時,交回這些單據證明。收據上蓋有公司印章者,會計科應加以保管,并加蓋部門印章。

(九)款項進來時,負責收款或處理款項人中應制作收賬傳票,并連同現金、收據副本,提交給財務科。

(十)根據上述的應收賬款傳票,將收得的款項記入銷售賬目中。記入內容除包括金額外,須再記入負責人員的名字。

□書信的制作及資料整理

(一)營業(yè)書信資料通常包括下列六項:

1.書信、電報(發(fā)文、訂單)。

2.估價單、訂購單、請講單、規(guī)格明細單。

3.交貨單。

4.請款單。

5.收據。

6.備忘錄。

(二)交易上的發(fā)文資料,原則上都須復印并制成副本保存。另外,發(fā)文資料上應蓋契印或負責人的印章。

(三)所有的書信資料,都應編列收受號碼,并記入受信簿中,蓋上收受日期印章。

(四)處理中的文件,應依照下列方式加以分類、歸檔。

1.價文件資料——將交易客戶與自己公司方面的估價資料,依照發(fā)生的順序,歸類或存檔。

2.訂購資料——依照順序將合同書、請款單歸檔。

3.存檔資料。

(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理:

1.市場資料。

2.成本計算。

3.同業(yè)的目錄。

4.交易資料。

□報告及會議

(一)營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務處理狀況記入日報表,經由科長、經理,向總經理提出。

(二)銷售科應根據每月及上個月的訂單量、轉撥余額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產額、未收款項余額、各項接受訂貨的產品內容等等制作成月報表,并經由經理審編后呈報告給總經理。

(三)每月或每月月初的營業(yè)部與工廠方面,應召集經理、廠長、科長及其他負責人員,舉行生產、銷售聯合會議。