第1篇 文檔管理制度

文檔管理制度（一）

一、總則

1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料 。

具體包括：

1）開發(fā)計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2）開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4）產品維護階段：設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。

3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料 清單>;，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫<借閱登記表>;，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>;。

六、責任 追究

各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失 或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任 的權利。

文檔管理制度（二）

一、總則

第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收：

凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條 公文的編號保管：

1、 辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上'外來文件流單'，并分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條 公文的閱批與分轉。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉處理。

3、為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條 發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

第八條 發(fā)文的范圍：

1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關單位聯(lián)系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3、 辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4、經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

7、經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打??；

8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。(www.)任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條 文件的歸檔范圍：

以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

第十四條 立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷毀

第十五條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文檔管理制度（三）

1、負責收發(fā)、保管監(jiān)理工作中的往來文件、通知、報告，整理會議記錄；

2、收集所監(jiān)理工程的技術資料，并按要求分類、編號、登記、保管；

3、負責接收業(yè)主提供的圖紙、資料，并及時發(fā)給各專業(yè)監(jiān)理工程師；

4、工程竣工后，做好項目監(jiān)理檔案資料的整理、歸檔工作；

5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作；

6、完成領導安排的其它工作。

第2篇 通風科調度室文檔管理制度

調度文檔管理，分為圖表、臺賬、記錄薄

第一條、圖表

每月必須及時填匯和修訂與實際情況相符合的圖表，打印后交調度室歸檔管理。

第二條、臺賬

1、綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況、重點工程和重點工作調度情況、安全生產中出現的問題和處理情況、領導值班、下井帶、跟、值班情況、領導交辦的工作落實情況等。

2、綜合臺賬的內容應完整字跡清晰、數據準確。

3、綜合臺賬可采用計算機記錄。

第三條、記錄薄

建立以下記錄薄并存檔管理、調度室值班記錄、調度交接班記錄、科級三匯報、有計劃停風停電、無計劃停風停電、等記錄本記錄臺賬。

第3篇 文檔資料管理制度

為了使拌和站資料管理實現正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發(fā)

1、建立收文登記制度。對上級機關發(fā)來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據領導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。

5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統(tǒng)計數據、建立帳卡表冊和進行經濟技術分析的依據。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機械設備的數據管理是一項基礎工作,它來源于原始資料。為了提高設備資產的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數據供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產出效益目標的實現。數據管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類整理。數據要完整準確,報表要及時齊全。

3、機械管理基本數據庫應具備以下內容:1、管理號碼;2、設備名稱;3、型號規(guī)格;4、技術狀況;5、保管單位;6、本季運轉小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產廠家;11、本機編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機重量;15、動力機名稱;16、動力機型號;17、動力機規(guī)格;18、動力機生產廠;19、動力機出廠日期;20、動力機編號;21、工點。上述數據4、6、8、21項為動態(tài)數據,其它為靜態(tài)數據。

4、及時上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的設備和內租、外租的設備以及協(xié)作隊伍的設備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。

5、建立檔案目錄,主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。

6、建立和認真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。

第4篇 調度文檔管理制度

調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。

一、圖表。

調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

二、臺賬。

（1）綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產中出現的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數情況，領導交辦工作及落實情況等。

（2）綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。

（3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。

（4）按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺進行分項或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計臺賬。

三、記錄簿。

建立以下記錄簿，并存檔管理。

調度值班記錄、領導值班、下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計記錄。

四、 存檔要求：

（1）班、日調度記錄（包括調度日志、原始調度記錄、逐日生產完成情況登記表），要保存5年以上。

（2）調度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。

（3）上級調度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。

（4）月度生產調度簡報、各類調度臺賬和專題報告，要保存5年以上。

（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計，以及年度生產簡報作為永久資料保存。

（6）有統(tǒng)計部門下發(fā)的年度統(tǒng)計匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計資料要永久保存。

（7）調度室要建立保密制度，各項生產數據和事故傷亡人數，不經領導批準，不得私自對外傳播公布。

第5篇 監(jiān)理日記和文檔管理制度

1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的重要資料。監(jiān)理人員應逐日逐項認真填寫，特別是涉及變更設計、會議決定、上級指示，有關質量、進度、安全檢查、投資等有關事項，都應詳細寫入日記。

2.文檔管理。監(jiān)理部應建立有關往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術資料整理與歸檔管理的相關臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應嚴格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標工作的規(guī)定進行管理。

3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監(jiān)理部應結合工程特點和內容選擇建立，以加強對內業(yè)資料的管理。

1)開工報告審批臺帳

2)工程進度臺帳

3)見證取樣檢驗臺帳

4)平行檢驗臺帳

5)見證檢測臺帳

6)旁站監(jiān)理臺帳

7)工程變更臺帳

8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳

9)驗工計價臺帳

10)項目管理機構要求建立的其他臺帳

上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內容應符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認真對臺帳進行檢查，發(fā)現問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準確，具有可追溯性。

4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術文件應能互相印證，主要內容一致，不得互相矛盾或無法對應。

5.對于大型鐵路綜合建設項目，監(jiān)理部應建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負責填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。

第6篇 電子文檔管理制度

電子文檔管理

1.總則

1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。

1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

2.2.2保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。

2.2.3在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。

2.2.6用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

2.2.7用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

2.2.9由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。

2.2.10通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數據文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2電子文件應按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

3.3歸檔電子文件應填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

4.1歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現行有關規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時間

邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

4.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現行有關規(guī)定執(zhí)主，鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現行有關規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作，

4.5.2本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

4.5.7在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。

5.1檢驗

5.1.1檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20%合格率應達到100%。

5.1.2檢驗項目。

5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。

5.2移交手續(xù)

驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:

14℃—24℃;相對濕度選定范圍：45%—60%。

5.3.3存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

5.4存效性保證

5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。

5.4.2每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現問題應及時采取恢復措施。

5.4.3設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

5.4.5定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。

5.5利用

5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。

5.5.2利用時使用拷貝件。

5.5.3利用時要遵守保密規(guī)定。

5.5.4利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。

5.5.5具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.6電子檔案的銷毀鑒定。

5.6.1電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規(guī)定執(zhí)行。

5.6.2電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。

5.6.3非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

5.7統(tǒng)計

檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。