文理學院招投標與采購檔案管理辦法

文理學院招投標與采購檔案管理辦法

第一條 為了加強和規(guī)范學校招投標與采購檔案管理工作，維護招投標與采購檔案的完整、準確與安全，充分發(fā)揮招投標與采購檔案在學校建設和管理中的作用，更好地服務于學校建設，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招投標法》《中華人民共和國保密法》《紹興文理學院招投標與采購管理辦法》等有關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合學校實際，制定本辦法。

第二條 涉及學校招投標與采購活動的檔案管理均適用本辦法。

第三條 本辦法所稱招投標與采購檔案是指在招投標與采購活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。

第四條 招投標與采購檔案是招投標與采購活動的真實記錄，學校招投標與采購中心(以下簡稱中心)應當重視招投標與采購檔案工作并做好招投標與采購檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。

第五條 學校檔案館集中統(tǒng)一管理招投標與采購檔案，并負責指導中心做好招投標與采購文件材料的立卷、歸檔工作。

第六條 招投標與采購檔案歸檔范圍：

(一)紹興文理學院招標采購計劃表;

(二)招標采購公告;

(三)招標采購文件;

(四)標底;

(五)投標報名登記表(對投標人投標資格進行考察的須提供調(diào)查報告及入圍名單);

(六)答疑會簽到表、答疑會紀要;

(七)邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等申請表;

(八)招標采購會簽到表、記錄稿

(九)入圍表、資格審查表、評委評分表、評委評分匯總表、評標小組評標報告;

(十)投標人承諾書;

(十一)投標書正本;

(十二)中標公告;

(十三)招標采購會、評標會錄像(光盤);

(十四)合同復印件(合同簽訂后5個工作日內(nèi)，由合同簽訂部門蓋上公章后提供給中心);

(十五)其他和招投標與采購活動有關(guān)的重要材料。

第七條 招投標與采購檔案按年度歸檔(基建檔案按工程項目竣工年度歸檔)。每年3月份由招投標與采購中心負責完成上一年度的招投標與采購檔案立卷歸檔工作。

第八條 凡屬歸檔材料應書寫規(guī)范、字跡清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、內(nèi)容準確，簽署手續(xù)完備，使用黑色碳素筆或藍黑墨水筆。

第九條 建有檔案室的獨立法人或經(jīng)濟獨立核算單位參照此辦法執(zhí)行;反之，統(tǒng)一歸檔到學校檔案室。

第十條 本管理辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行，《紹興文理學院招投標檔案管理辦法》(紹學院發(fā)〔2005〕28號)文件同時廢止。

第十一條 本辦法由校招投標與采購中心負責解釋。