物業(yè)管理供方管理工作程序

1.0 目的

確保所選定的分包商能提供滿足合同要求的物資和服務(wù)。

2.0范圍

適用于本公司對所有物資供應商和提供物業(yè)管理服務(wù)項目承包商的選擇、評審和管理。

3.0 職責

3.1 總經(jīng)理:審批確定合格分包商,并核準與分包商簽署的分包合同。

3.2 管理部門(或合同經(jīng)辦部門)及部門經(jīng)理:對分包商進行初評并作出分析報告,組織對分包商進行資格、質(zhì)量、價格審查和年度審核,建立相關(guān)檔案管理。

3.2.1 管理分公司:對清潔公司、園林綠化外包公司的管理。

3.2.2 推廣租售分公司:對承包公司推廣有關(guān)工作的分包商的管理。

3.2.3 工程分公司:對維修及工程分包商的管理。

3.2.4 財務(wù)部采購員:物資采購分包商的管理。

3.2.5 百花廣場管理處以外的其它管理處視其規(guī)模特點參照本程序執(zhí)行。

4.0 定義

供方:即材料的供應商和工程的分包商。

5.0 內(nèi)容

5.1 物資供應商的選擇和評審

5.1.1 供應商的選擇基準

5.1.1.1 必須有合格的營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資質(zhì)。

5.1.1.2 供應的物資必須能保證符合所需物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量要求等。

5.1.1.3 市場信譽良好及本公司與其以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過質(zhì)量問題糾紛。

5.1.2 管理部門或合同經(jīng)辦部門擬出符合上述要求的若干家供應商,從以下幾個方面對其進行評審。

5.1.2.1 供應商的資質(zhì)。

5.1.2.2 以往與其合作的信譽情況。

5.1.2.3 供應商的質(zhì)量保證體系。

5.1.2.4 供應商供應產(chǎn)品的品牌。

5.1.2.5 樣品測試結(jié)果的評價。

5.1.2.6 對比類似產(chǎn)品的試驗結(jié)果。

5.1.2.7 供應商售后服務(wù)狀況。

5.1.2.8 產(chǎn)品價格。

5.1.2.9 評審過程

5.1.3 管理部門或合同經(jīng)辦部門對評審結(jié)果進行記錄,填于《供方評審表》中。入選的分包商,呈總經(jīng)理批準后,登錄于《合格供方一覽表》上。

5.1.4 合同簽訂:對一次性物資采購總金額在10000元以上分包項目,必須簽定分包合同。

5.1.5 合同內(nèi)容包括:單位名稱,物資的規(guī)格型號、數(shù)量、金額,付款方式,物資的質(zhì)量規(guī)定、技術(shù)指標,交貨日期、地點,保修服務(wù)、售后服務(wù),違約責任,其他條款等。

5.2 服務(wù)項目分包商的選擇和評審

5.2.1 分包商的選擇基準

5.2.1.1 有合格的營業(yè)執(zhí)照及資格證書。

5.2.1.2 提供的服務(wù)能滿足本公司管理或質(zhì)量的要求。

5.2.1.3 在達到質(zhì)量要求的情況下,價格適宜。

5.2.2 管理部門擬出符合上述要求的若干家分包商,可以從下幾方面對其進行初、評審。

5.2.2.1 分包商的資質(zhì)。

5.2.2.2 以往與其業(yè)務(wù)往來的信譽情況。

5.2.2.3 分包商的技術(shù)力量、人員素質(zhì)。

5.2.2.4 服

務(wù)價格。

5.2.2.5 有無服務(wù)質(zhì)量方面的承諾等。

5.2.3 管理部門或合同經(jīng)辦部門對評審結(jié)果進行記錄,填于《供方評審表》中。入選的分包商,呈總經(jīng)理批準后,登錄于《合格供方一覽表》上。

5.2.4 合同簽訂:對金額在10000元以上分包項目,必須簽定分包合同。

5.2.5 合同內(nèi)容:單位名稱,服務(wù)范圍及內(nèi)容,合同期,合同金額,付款方法,合作方式,雙方權(quán)利和責任,違約責任,調(diào)解與仲裁,其他條款等。

5.3 合格分包商的年度審核

5.3.1 管理部門組織有關(guān)人員對合同期在一年以上分包商進行年度審核,將審核內(nèi)容記錄在《供方評審表》中,審核內(nèi)容可包括:

5.3.1.1 過去一年的業(yè)績。

5.3.1.2 過去一年的質(zhì)量管理狀況。

5.3.1.3 對分包商的檢查記錄及數(shù)據(jù)資料。

5.3.2 凡在年審中確定沒有達到合同要求的分包商,經(jīng)相應權(quán)限人批準以下列方式處理。

5.3.2.1 取消其分包商資格。

5.3.2.2 要求限期作出整改,對未能在限期內(nèi)改進的,終止承包合同,取消其合格分包商資格。

5.4 管理部門應建立合格分包商檔案,將合格分包商及年審合格分包商匯編填寫《合格分包商一覽表》,以便日后選擇相關(guān)項目時進行參考。

5.5 對取消合格資格的分包商,由管理部門從《合格供方一覽表》予以刪除。

5.6 當合約有規(guī)定時,客戶或其代表到公司或分包商處進行產(chǎn)品(或服務(wù))驗證時,由管理部門進行安排,并不作為有效管理分包商的依據(jù)。

5.7 記錄保存

5.7.1 各管理部門保持《合格供方一覽表》最新狀況。

5.7.2 《供方評審表》由各管理部門保存至合格資格取消后一年。

6.0 相關(guān)文件

采購管理程序

7.0 記錄表單

7.1 合格供方一覽表 gc-p 02-01 b/0