某小區(qū)業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定

小區(qū)業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定

1、為便于掌握小區(qū)內(nèi)業(yè)戶(hù)的基本情況,服務(wù)中心實(shí)行建立業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔并實(shí)行電腦管理制。

2、業(yè)戶(hù)檔案統(tǒng)一由客服部建立并管理,客服部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案柜鑰匙的管理。

3、業(yè)戶(hù)檔案包括:業(yè)戶(hù)入住資料、裝修資料、業(yè)戶(hù)給物業(yè)公司的書(shū)面信件(包括投訴、表?yè)P(yáng)、建議)、物業(yè)公司的回復(fù)、業(yè)戶(hù)產(chǎn)權(quán)變更或出租(商住)資料、費(fèi)用支付情況等。

4、業(yè)戶(hù)檔案資料應(yīng)分類(lèi)分戶(hù)建立、保存(一戶(hù)一檔),并要建立統(tǒng)一的目錄,各類(lèi)目錄上要列明所有應(yīng)保留的業(yè)戶(hù)資料名稱(chēng),如果有該資料,則在該內(nèi)容前畫(huà)勾,以顯示目前業(yè)戶(hù)都有哪些檔案在冊(cè)。

5、在業(yè)戶(hù)的聯(lián)系方式、物業(yè)產(chǎn)權(quán)等發(fā)生變化時(shí)客戶(hù)主任應(yīng)及時(shí)對(duì)業(yè)戶(hù)資料進(jìn)行變更并在總臺(tái)備案,保證資料的完整性及有效性。由客戶(hù)主任每季度進(jìn)行一次業(yè)戶(hù)家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)和其他費(fèi)用一個(gè)季度以上的業(yè)主,各區(qū)域客戶(hù)主任應(yīng)每7天跟蹤一次。

6、業(yè)戶(hù)檔案必須嚴(yán)密保管,嚴(yán)禁非客服部人員查看,其他部門(mén)人員若需查看,必須經(jīng)客服部負(fù)責(zé)人許可,并填寫(xiě)《業(yè)戶(hù)檔案查閱登記表》。嚴(yán)禁將業(yè)戶(hù)檔案資料帶離檔案存放地點(diǎn)。

7、業(yè)戶(hù)檔案需鎖放在指定檔案柜中,鑰匙由客服部負(fù)責(zé)人保管。存放地點(diǎn)周?chē)３智鍧?、干凈、通風(fēng)、干燥,檔案存放地點(diǎn)禁止吸煙、堆放雜物,以避免引起火災(zāi)。

8、客戶(hù)主任在日常工作中,嚴(yán)禁將業(yè)戶(hù)任何信息透露給其他人,以保護(hù)業(yè)戶(hù)的隱私,同時(shí)也維護(hù)了物業(yè)公司的形象。

9、嚴(yán)格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客戶(hù)主任應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)業(yè)戶(hù)將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續(xù),并填寫(xiě)《租戶(hù)情況登記表》。

10、業(yè)戶(hù)檔案建立后,應(yīng)將所有情況輸入電腦,形成《業(yè)戶(hù)情況一覽表》,以便及時(shí)查找,更正有關(guān)內(nèi)容。

支持文件:

1、《業(yè)戶(hù)檔案查閱登記表》

2、《租戶(hù)情況登記表》

3、《業(yè)戶(hù)情況一覽表》