某設備公司檔案管理規(guī)定

設備公司檔案管理規(guī)定

第一章總則

第一條為保證公司檔案的完整、準確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務,依據《中華人民共和國檔案法》,結合本公司實際情況,制訂本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對于財務、人事檔案、質量文件管理,國家和地方政府及公司質量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。

第二章確定歸檔范圍

第三條立卷歸檔的范圍

(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡報、總結、請示、報告、資料(包括底稿及辦文依據的有關附件)。

(二)公司召開的各種會議的文件資料,包括領導講話、會議紀要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。

(三)公司擬訂的各種計劃、規(guī)劃。

(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項目建設書、初步設計、開工和竣工驗收等報告及批復。是我方擬稿的,應連同底稿,由各部門負責內勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。

(五)公司參加上級或有關單位召開的會議帶回來的文件資料。

(六)中央和國務院、政府機關的有關政策性文件。

(七)公司員工錄用、轉正定級、調資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關材料。

(八)公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的文件資料,包括年度計劃、總結、工作的請示報告和批復,以及黨員、團員、干部、工人名冊、統(tǒng)計報表等材料。

(九)干部任免、人事調動、獎懲、福利和工資、行政、黨、團組織關系介紹信及存根等材料。

(十)公司的財產、設備檔案等交接憑證和清冊。

(十一)公司下屬單位報送的工作計劃、請示報告、工作總結、典型材料、統(tǒng)計報表等文件資料。

(十二)政府機關對公司請示、報告的批復文件。

第四條不歸檔的文件材料范圍

(一)公司印發(fā)的無查考利用價值的臨時性、事務性文件。

(二)重份文件。

(三)專項會議討論,未經領導審閱簽發(fā)的未生效文件、電報簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對稿(主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

(四)無特殊保存價值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。

(五)公司負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料。

(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。

(七)公司下屬單位送來參閱的簡報、情況反映,不應抄報或不必備案的文件材料。

(八)公司下屬單位抄報備案的一般性文件材料。

第三章管理辦法

第五條立卷歸檔的方法

(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當年度的文件資料在經辦完畢后,應及時交辦公室檔案人員保管。

(二)根據檔案的機密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個級別,分類保存。

(三)參加上級組織召開的會議帶回來的文件資料,由出席會議的員工交辦公室檔案人員歸檔。

(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經辦人暫時保管,但當年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。

第六條檔案借閱辦法

(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務有關的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時,要辦理登記手續(xù),限期三天。

(二)檔案的原始稿件一般不予外借。

(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準。

(四)借閱檔案人員要愛護檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標記、圖點,折角;不準在檔案室吸煙。

(五)摘抄檔案文件資料,要經檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經檔案人員簽字,否則不予蓋章。

(六)對于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。

第七條檔案鑒定小組

(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總任組長。

(二)鑒定小組負責公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。

(三)協(xié)調各部門兼職或專職文書管理人員的檔案事務。

第八條做好檔案的安全防護工作,進行嚴格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場所整潔。

第九條檔案的保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:

(一)永久保存:公司章程、股東名冊、組織章程及辦事規(guī)則、董事會及股東會記錄、財務報表、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債權憑證、重要的技術資料、其他經核定須永久保存的檔案。

(二)10年保存:預決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、重要合同文本、其他經核定須保存10年的檔案。

(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經核定須保存5年的檔案。

(四)1年保存:結案后無長期保存必要者。

第十條對于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應將銷毀檔案造冊呈總經理核準,銷毀工作在相應權責主管或檔案評審小組的監(jiān)督下由總經理辦公室進行。

第十一條關于公司合同檔案管理

(一)經濟合同檔案在公司檔案中單獨設置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號立卷。

(二)職能部門起草的經濟合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。

(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數量:檔案室二份,營銷副總一份,財務部一份。分送文本由辦公室固定編號,便于查考,各部門要設專人負責管理。

(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以'正本'、'副本'區(qū)分,因工作需要印發(fā)'副本'的,應不蓋法人代表和單位印章。

第四章附則

第十二條本規(guī)定由總經理辦公室負責制訂并解釋,報總經理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。

第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。