三級文件：物業(yè)促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導書

物業(yè)三級文件:促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導書

1、目的

對所轄區(qū)域內外來商戶的各種促銷及宣傳行為進行管理,確保小區(qū)正常的公共秩序和生活環(huán)境。

2、適用范圍

適用于對外界主動提供上門的或由物管處為方便住戶而聯(lián)系的各種促銷和宣傳活動(政府機構、國家事業(yè)單位組織的各類活動除外)的管理。

3、職責

3.1各管理處負責各類促銷和宣傳活動的申請的洽談,經理負責審批。

3.2管理處專人負責聯(lián)系安排和協(xié)調各種促銷/宣傳活動的進行。

3.3社區(qū)服務員(客戶服務員)負責對促銷/宣傳過程的巡查、監(jiān)督,提供必要的協(xié)助。

4、方法和過程控制

4.1各管理處應確定本社區(qū)可以進行室外展示的地點、部位,報小區(qū)經理批準后執(zhí)行。

4.2對于在小區(qū)進行臨時性展/促銷活動商戶的管理。

4.2.1展示的歸口管理部門為管理處,具體同商家的合作事宜由管理處指定專人負責談判,談判結果的審批權在管理處經理。

4.2.2每個展位6平方米,超過須增加費用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一個展位的費用計算。

4.2.3展示費用在公司規(guī)定的框架內根據各小區(qū)實際情況談判。

4.2.4需在小區(qū)內進行臨時性展/促銷活動的商戶,應請其到管理處進行登記并填寫《臨時展位申請表》,并提交營業(yè)執(zhí)照或其復印件。如果展/促銷活動涉及到服務人員技能及政府部門管理規(guī)定要求的行為,須出具政府主管部門的批準文件。

4.2.5對于展/促銷商戶提供的證明,管理處指定的負責人應進行核對。如果其不能提供所要求的證明或對其所提供的證明的真實性產生懷疑,應拒絕其臨時性展/促銷申請的要求。如果申請方是專營廣告業(yè)務的企業(yè)或兼營廣告業(yè)務的單位,還要驗證其《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《廣告經營許可證》。

4.2.6管理處與商戶進行洽談合作事宜,并將在展示期間應遵守的規(guī)定予以告知。雙方認可一切事項后商戶交納臨時展示費,報管理處經理批準。

4.2.7展示有以下內容的,不予批準:

a、違反我國法律、法規(guī)的;

b、損害我國民族尊嚴的;

c、有*、淫穢、迷信、荒誕內容的;

d、弄虛作假的;

e、貶低同類產品的;

f、產品質量不符合國家有關標準的。

4.2.8社區(qū)服務部應向促銷/宣傳人員發(fā)放《臨時展位申請表》b聯(lián),并向促銷/宣傳人員指定展示地點,促銷/宣傳人員可憑此單出入小區(qū)。

4.3對需長期在小區(qū)內進行促銷或宣傳的商戶之管理。

4.3.1商戶需要長期在小區(qū)內進行促銷或宣傳活動,應事先向社區(qū)服務部提出申請,并填寫《臨時展位申請表》。促銷和宣傳的產品須出具有關部門的檢驗報告、合格證等資料;涉及服務人員技能及政府部門管理規(guī)定要求的促銷/宣傳行為,須出具政府主管部門的批準文件。

4.3.2若展示期為一個月(含一個月以上),管理處根據行情確定展示費用框架報公司審批;管理處經理根據審批后的范圍與商戶進行洽談;如遇特殊情況需優(yōu)惠或減免展位費的如配合營銷部或舉辦活動進行展示的管理處經理批準后現(xiàn)場出納方可辦理展示聯(lián)辦單。

4.3.3促銷或宣傳活動不得散發(fā)、張貼宣傳單頁及印刷品,不得在園區(qū)懸掛條幅。

4.3.4在接到有關申請后,社區(qū)服務部應對促銷/宣傳單位的營業(yè)執(zhí)照有效期、負責人和相關資信予以驗證,對促銷/宣傳人員進行審核,包括人員的身份、使用的工具及負責人聯(lián)系辦法等。社區(qū)服務部負責對《臨時展位申請表》進行審批并根據實際情況決定是否簽訂合同或協(xié)議。

4.3.5社區(qū)服務部負責人指定人員將批準意見知會促銷/宣傳單位,并安排有關人員予以管理與配合,有關促銷/宣傳單位的各種資料(《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《廣告經營許可證》)須建檔保存。

4.3.6進出小區(qū)的促銷/宣傳人員必須按規(guī)定持社服部發(fā)放的《臨時展位申請表》b聯(lián)。

4.4公共秩序管理員負責驗證聯(lián)辦單的有效性,若展示單位無聯(lián)辦單或有效證明,要立即制止并上報管理處。

4.5社區(qū)服務部有關人員須對進場促銷/宣傳人員進行管理和監(jiān)督,對于只準在指定的場合進行的活動,促銷/宣傳人員應按物管處規(guī)定的時間進、出場,自覺遵守小區(qū)的安全管理規(guī)定和清潔衛(wèi)生管理規(guī)定,不得損壞公共設施。

4.5.1促銷/宣傳人員的著裝及宣傳攤位的擺放須符合小區(qū)要求,以保證小區(qū)良好的形象。

4.5.2促銷/宣傳人員攜帶顧客的物品離開小區(qū)時需按物資搬運的有關規(guī)定進行。

4.6社區(qū)服務部對來社區(qū)進行展示的商戶建立目錄,并對其在展示期間的表現(xiàn)結果進行評價和登記。

4.7對于違反有關規(guī)定的商戶,可以將其列為“不受歡迎”的商戶并不允許其今后在小區(qū)內進行展/促銷活動。

5、相關文件

無

6、質量記錄表格

**wy7.5.1-k03-03-f1《臨時展位申請表》