shoppingmall租戶物業(yè)管理條款約定

shopping mall租戶物業(yè)管理條款的約定

在shopping mall招租洽談過程中,有關“入場期間業(yè)主提供的物業(yè)交付條件、及運營期業(yè)主委托的物業(yè)管理公司、其它專業(yè)公司為租戶所提供的物業(yè)服務內(nèi)容“等物業(yè)服務相關條款的約定,通常是僅次于租金價格的談判重點。

因為,shopping mall的業(yè)主、租戶都認識到,shopping mall運營管理成敗的關鍵,就是在于能否打造項目所在商業(yè)輻射區(qū)域范圍內(nèi)領先的購物環(huán)境,而購物環(huán)境的優(yōu)劣不僅取決于駐場租戶提供的服務品質、同時也包括shopping mall業(yè)主方提供的整體物業(yè)狀況與服務支持。

因此,租戶對物業(yè)服務合同條款的深究,不僅直接關系到前期投入費用、及后期經(jīng)營過程中所必需支出的固定經(jīng)營成本(物業(yè)管理費、能耗費分攤等),更重要的是關系到租戶對shopping mall整體購物環(huán)境狀況、及經(jīng)營期間得到的業(yè)主物業(yè)服務支持程度的預期。同時,對于業(yè)主,也不僅只涉及到前期建設資金的投入、及后期聘用物業(yè)管理公司、專業(yè)公司所產(chǎn)生的運營成本,更重要的涉及到shopping mall能否對優(yōu)質租戶具有足夠的吸引力。

嚴格意義上,shopping mall選擇租戶的過程,同時也是租戶特別是主力店租戶選擇shopping mall的過程。從租戶角度,肯定希望業(yè)主提供的物業(yè)服務,包括的工作項越多、標準越高越好,其中以零售業(yè)、餐飲業(yè)為代表的主力店租戶,其自身經(jīng)營過程中,用于安保、保潔、設備設施維修維護的費用都十分龐大,對物業(yè)服務費用更是斤斤計較。但作為業(yè)主,經(jīng)營shopping mall從根本上為了逐利,作好物業(yè)服務,營造優(yōu)質購物環(huán)境,都是為了實現(xiàn)更高的出租率、租金水平、及租金收繳率,不可能只為提升租戶的滿意度,就無限制地提供服務。租賃合同中有關物業(yè)服務條款的談判過程,就是業(yè)主、與承租戶博弈的過程。

shopping mall業(yè)主在與租戶進行物業(yè)服務條款談判過程中,要圍繞著“shopping mall內(nèi)所有物業(yè)管理、或服務行為都應最終滿足業(yè)主資產(chǎn)保護與增值、經(jīng)營行為(主要指:租賃行為)順利開展”的最根本目的,按照如下原則進行:

首先,應該承擔業(yè)主作為mall主導者的責任(即通常提倡的“大業(yè)主、小租戶”的shopping mall管理原則),通過以物業(yè)服務為代表的shopping mall運營期各種管理手段,對項目整體購物環(huán)境、特別是公共環(huán)境進行有效地管理控制。

再次,始終保持成本意識,對物業(yè)服務內(nèi)容,不是簡單地一刀切,對租戶要求進行合理區(qū)分,提供不同層次服務,對租戶運營管理充分了解,與租戶合理溝通,清晰了解租戶經(jīng)營活動所需要的物業(yè)服務,提供有針對性的支持,保持租戶經(jīng)營活動的順利開展。

其中,主力店租戶多屬于餐飲、百貨等勞動密集型行業(yè),業(yè)主對提供的物業(yè)服務應側重于經(jīng)營活動的硬件、軟件支持,而不是租戶自有員工工作量的代替。

租賃開間式商鋪、特色經(jīng)營的中小租戶,自身人力資源薄弱,業(yè)主的物業(yè)服務應以全面為主,使租戶可以將全部精力,完全投入到經(jīng)營中。

對于部分租戶的特殊要求,提倡引進先進技術,主要通過設施設備的改進,以物業(yè)交付條件的硬件形式實現(xiàn),盡量避免使用后期物業(yè)服務的軟性承諾。

運用長效成本管理概念,在通常租戶租賃經(jīng)營期都短于業(yè)主產(chǎn)權持有期的情況下,應該堅持自已管理重要設施設備的工程管理模式。,一般不采取租戶代管方式。

對于物業(yè)服務條款的約定中有關質量標準、物業(yè)服務、水電、空調管理等費用標準的確認,要作到明確、主動,避免受制于租戶。

shopping mall整體運營、及租戶經(jīng)營活動組織,受單體、組群等mall不同建筑形態(tài)影響很大,業(yè)主在考慮物業(yè)服務支持條款時,要充分考慮建筑形態(tài)因素的影響。

結合上述原則,就shopping mall業(yè)主為租戶提供的的安全、保潔、工程等方面物業(yè)服務中,容易產(chǎn)生爭議的條款,具體分析如下:

首先,安全管理條款中,主要爭議多集中在“租戶資產(chǎn)保護、營業(yè)糾紛處理協(xié)助、通道管理、及消防安全管理”等四方面,在談判過程中,應該按“業(yè)主主外、租戶自理內(nèi)部”原則,合理分解職責。

一,商品防盜,是零售、超市業(yè)主力店租戶的關注重點,此類租戶一般都設有內(nèi)保組織,內(nèi)部還設有紅外、監(jiān)控等技防報警系統(tǒng),并多與公安機關直接聯(lián)網(wǎng)。在資產(chǎn)保護條款洽談中,租戶永遠希望業(yè)主承擔的責任無限放大,但業(yè)主不可能對租戶資產(chǎn)進行全面、及時的精確確認,所以,業(yè)主不要試圖承擔資產(chǎn)保全的風險,而且,在商業(yè)企業(yè)中,商品被盜問題,一直難以完全避免,例如,超市業(yè)認可的可控失竊率為千分之三,租戶要求業(yè)主承諾資產(chǎn)安全,只是為了在“出現(xiàn)嚴重商品被盜事件”的情況下,尋求業(yè)主分攤責任風險。

在安全管理責任把握上,業(yè)主應主要從協(xié)防角度出發(fā),在時間范疇,側重于夜間的安全保衛(wèi);在空間范圍,堅持租賃合同紅線分界;“在租戶非營業(yè)時間內(nèi),以暴力破窗、破門等形式,造成租戶的財產(chǎn)破損,由業(yè)主(或所聘物業(yè)公司、保安公司)承擔由執(zhí)法部門確認的連帶責任;但租戶在非營業(yè)時間內(nèi),因自身疏忽,未關閉通道門、或可作為進出口的各類窗、管道、設備井等,及經(jīng)執(zhí)法部門確認的針對于租戶的報復性行為,所造成的財產(chǎn)破損,業(yè)主不承擔責任”是業(yè)主可以接受的資產(chǎn)安全管理條款約定。還需要特別強調的是,對租戶往來商品進出管理,尤其是卸貨區(qū)管理,業(yè)主應堅持“無責任管理”方式,一方面要求安保人員注意觀察,一方面明確不承擔對貨物進出、特別是大型運貨車輛離場的清查責任,貨物堅持由租戶自行交接。

二,業(yè)主所聘用安保人員,在租戶營業(yè)期間內(nèi),主要職責側重于“公共秩序維護”,按國家現(xiàn)有法規(guī),安保人員不具備任何執(zhí)法權,所以,在安全管理條款約定中,不要涉及業(yè)主負責、或協(xié)助處理商業(yè)糾紛,租戶工作人員人身保護的職責,shopping mall中的零售業(yè)、餐飲業(yè)、特別是娛樂業(yè),都是容易發(fā)生營業(yè)糾紛的業(yè)態(tài),如安保人員介入處理租戶與消費者的糾紛,一方面根本不具備處理權,更容易造成消費方情緒失控,事態(tài)擴大,使事件從最初的租戶與消費者糾紛,演變?yōu)榕c安保人員的沖突。

三,通道管理(包括:各類電梯),包括租戶的營業(yè)通道、及工作(工作人員進出、貨物進出)通道管理,對于單體mall,有關通道管理尤為重要,shopping mall業(yè)態(tài)復雜,不同業(yè)態(tài)經(jīng)營時間不同,超市業(yè)、餐飲業(yè)夜間還需要保證貨運通道,通道的優(yōu)化管理,首先,要根據(jù)業(yè)態(tài)規(guī)劃、已簽約租戶的實現(xiàn)情況出發(fā),在建設設計、設施設備配置,力爭作為非常規(guī)時間營業(yè)的主力店租戶,提供獨立出入口(如建筑設計無法滿足要求,可以通過電梯分層、分時控制,利用消防通道等方式),其次,通道管理條款要堅持明確約定,業(yè)主對于主公共通道的開放時間、及安全檢查的管理權,通道管理中,不要試圖通過安保人員的人防措施,讓多家租戶混用通道;最后,在單體mall中,業(yè)主應堅持租戶獨立通道與公共通道隔斷門與租戶實行“雙鎖管理”。

四,按國家相關消防法規(guī),消防安全對于shopping mall經(jīng)營具有一票否決權,因此,通過消防驗收后,業(yè)主要對mall進行整體消防管理,對于從事餐飲、娛樂業(yè)態(tài)等需要單獨進行消防報批的主力店租戶,在消防安全管理條款約定中,業(yè)主要堅持對租戶的消防監(jiān)督權、甚至要求停業(yè)權;同時,一方面在條款約定中,堅持“誰建設、誰管理”原則,而在實際工作中,利用多數(shù)租戶的噴淋、煙感、光電等技防設施,都與mall整體消防系統(tǒng)事實連接的條件,對租戶消防系統(tǒng)進行積極、主動(非正式約定)管理,但需要特別提出的是,業(yè)主不宜過度介入,承擔租戶消防批建、驗收、抽檢的風險。

其次,在保潔服務條款約定中,主要分岐一般都存在于“業(yè)主、租戶保潔區(qū)域位置確認、及業(yè)主負責保潔區(qū)域的質量標準”等二方面,mall的建筑形態(tài),是保潔條款約定中的最重要影響因素。

一,在單體mall中,業(yè)主要發(fā)揮保潔主導作用,確保整體環(huán)境品質,在與租戶約定中,可以以租賃紅線為界,進行劃分,租賃范圍以外,統(tǒng)一列入業(yè)主保潔服務范圍。但需要指出的是,當出現(xiàn)部分主力店租戶統(tǒng)租多層,、或承租面積較大的情況,租賃范圍內(nèi)的洗手間、消防樓梯、天頂、電梯門、扶梯等公共場地、公共設施,應要求租戶自行保潔,可以用適度減免部分物業(yè)管理費作為談判手段。否則,業(yè)主保潔人員要是以租戶要求時間、質量標準進行保潔,很難進行工作安排,特別是多數(shù)業(yè)態(tài)的租戶集中保潔時間,都在非營業(yè)時段,業(yè)主保潔人員進入租戶場地,涉及資產(chǎn)保護,難以操作。

二,在多幢建筑組群 mall中,特別是在主力店租戶多數(shù)獨幢經(jīng)營的情況下,業(yè)主應該把保潔力量主要投入到影響mall整體購物視覺環(huán)境的中心廣場、景觀水景等方面,讓租戶承租幢成為租戶自行負責的獨立保潔單位,包括外墻清洗在內(nèi),都由租戶自行負責。

三、關于垃圾清運,要采取定期開放垃圾房,主力店租戶自行“整包裝清運”方式,不宜設置多個區(qū)域垃圾集中點,否則,不僅占用大量公共面積,也極大地增加了保潔人員的工作量。

四、在與租戶的保潔條款約定中,要盡量避免由租戶確認保潔質量的條款同時,關注約定細節(jié),例如,餐飲業(yè)的隔油池、煙道清理、百貨業(yè)的一樓櫥窗是否屬于外墻等。

再次,租戶在工程管理條款洽談判中,除

經(jīng)營所需專屬設備設施外,其余部分一般都希望業(yè)主能夠“一包到底”,而業(yè)主應該靈活運用“誰建設,誰管理”的談判原則,根據(jù)實際狀況,按有利于shopping mall經(jīng)營的目的,區(qū)別安排。

一,支持shopping mall整體運營所必需的高低壓配電、給排水管網(wǎng)、消防系統(tǒng)等設施設備,及建筑本體等的維修維護,由業(yè)主進行統(tǒng)一管理,業(yè)主、租戶一般都沒有異議。但對于產(chǎn)權屬于業(yè)主,即使是專供單一租戶的空調系統(tǒng)、電梯等機電設備,及在租戶租賃區(qū)域內(nèi)的強電間、弱電間、風機房、管道井、水泵房等設施,也應堅持由業(yè)主統(tǒng)一管理。

一方面可以更有效的保護設備設施,避免租戶代管中極可能出現(xiàn)的“只重使用,不重維護”的短視行為,一方面也對租戶內(nèi)部管線分布、調整等工程行為,進行有效監(jiān)控及制約。需要特別指出的是,業(yè)主應要租戶約定,租戶要對業(yè)主的維修維護工作提供便利,例如,在二次裝修中預留檢修口等。

二、在工程管理中,維修維護責任的界定,通常是雙方爭議的主要焦點。業(yè)方應從租戶規(guī)模角度,結合設施設備配置實際,合理區(qū)分。在shopping mall中,租賃中小開間、從事以商業(yè)零售、服務業(yè)的中小租戶,一般都是直接利用業(yè)主提供的物業(yè)交付條件,再配置經(jīng)營道具。從設施設備所有權、租戶人力資源、及通常中小租戶的合同短期性角度,對于中小租戶,業(yè)主的維修維護服務應該采取“統(tǒng)管式”,解決租戶的后顧之憂。而主力店租戶,一般都自行進行內(nèi)部裝修、設備設施配置,業(yè)主通常只需提供給排水、供電、燃氣、(部分包括:制冷、供暖管道)至租賃區(qū)域入戶門,再由租戶施工單位進行技術對接。按“誰建設,誰管理”原則,租戶入戶門內(nèi)的設施設備,都應由租戶自行進行維護維修。

但在經(jīng)營期內(nèi),租戶實際使用的設施設備,經(jīng)常是由業(yè)主、租戶雙方拼裝建設的,因此,如果發(fā)生功能性故障,不經(jīng)過全面檢查,一般難以迅速界定維修責任,同時,租戶也不可能像業(yè)主方,保持一支完整的工程管理隊伍,這樣,往往會延誤維修時機,甚至影響租戶正常經(jīng)營。所以,對部分產(chǎn)權雖然屬于業(yè)主,但直接影響租戶經(jīng)營經(jīng)營的“供電、供水、制冷、供熱”線路或設施設備,業(yè)主可以與租戶約定有償?shù)木S修維護條款,納入整體工程管理范圍,但相關條款中,應對租戶自建部分的質量驗收、使用方式、更新費用、維保標準有明確的約定。

三、在物業(yè)服務條款約定中,有關水電、制冷、供暖價格標準的約定,也應列入工程管理范圍內(nèi),shopping mall多數(shù)采取為二次供電、供水方式,單體mall一般是中央空調集中制冷(供暖)。目前,國內(nèi)多數(shù)城市逐漸采取分時供電方式,不同業(yè)態(tài)經(jīng)營時間不同,用電、用水價格,及中央空調制冷(供暖)能耗分攤方式,都需要提前與租戶約定。對于長約租戶,需要重點說明的是,條款要約定的不是單純的價格,而是價格標準的計算方式及依據(jù),以備國家水電價格的調整。水費價格約定中,應充分考慮到國家日趨嚴格的水資源管理制度,現(xiàn)在,shopping mall作為用水戶,目前國家統(tǒng)一按商業(yè)標準收取水費,但餐飲、娛樂、特別是洗浴、桑拿等行業(yè),水費標準制定很高,所以,應在合同中欲留伏筆,以備國家征收方式發(fā)生變化。